lamiasegreteria

 

A chi si rivolge

La mia segreteria si rivolge alle ditte individuali, ai liberi professionisti, agli artigiani.

Vantaggi

Poter disporre di una segreteria che risponde per te alle chiamate, ne prende nota, che, se vuoi, ti organizza gli appuntamenti, e ti invia un resoconto dettagliato, senza i costi fissi di gestione, di struttura e di personale di una segreteria tradizionale.

Ti assegneremo due (2) segretarie (italiane) altamente qualificate, che si alterneranno per coprire l'intero turno di lavoro e che conoscono la tua attività; non risponderà quindi un operatore generico di call center che non conosce di cosa si occupa la tua azienda né che cosa vogliono i tuoi clienti.

In breve, ti permette di

  • mettersi in proprio, con un investimento contenuto;
  • gestire il proprio ufficio, risparmiando sul costo della segretaria;
  • risolvere il problema del telefono che squilla, mentre si è impegnati a fare altro;
  • avere qualcuno che risponde al telefono, quando si è in giro per lavoro;
  • delegare la gestione degli appuntamenti;
  • migliorare la propria immagine professionale;
  • non perdere nessun contatto;

Cosa ti forniamo

  1. telefonoUn numero telefonico, con prefisso a scelta, a te riservato

    'La mia segreteria' ti assegna un numero di telefono geografico, esclusivo e personale, con prefisso a scelta tra quelli nazionali. Lo puoi aggiungere sui tuoi biglietti da visita e sulla modulistica della tua attività…dal momento dell’attivazione del servizio fino alla scadenza del contratto, questo numero è, a tutti gli effetti, il numero telefonico del tuo ufficio “virtuale”.
    Sei tu a decidere se distribuire questo numero ai tuoi clienti, fornitori, collaboratori, ecc, oppure attivare il trasferimento di chiamata. Quest’ultima potrebbe essere la soluzione migliore nel caso in cui tu fossi già in possesso di una linea telefonica e preferissi non confondere i tuoi clienti cambiando numero. Il trasferimento, dal tuo numero (che, per comodità, definiremo “originario”) a quello che La Mia Segretaria ti ha attribuito, può essere attivato a tua discrezione.
    Sempre, vale a dire in forma continuativa, o solo nei momenti in cui ne hai l’effettiva esigenza (mentre, ad esempio, sei a colloquio con un potenziale cliente e preferisci non essere disturbato). Il trasferimento, normalmente, è silenzioso: la persona chiama digitando il tuo numero originario e simultaneamente la chiamata viene trasferita al nuovo numero…senza che il chiamante se ne avveda!

  2. answerposta telefonica personalizzata

    Durante gli orari di apertura della sede, all’arrivo di una chiamata sul tuo numero esclusivo, una centralinista (sempre le stesse due, per tutta la durata del contratto) risponde a tuo nome e per tuo conto, con la massima cortesia e professionalità, secondo le disposizioni che tu le hai impartito.

    Per cui, sarai tu a stabilire se la tua Segretaria dovrà accogliere il chiamante dicendo, ad esempio, “Buongiorno, ditta Rossi” oppure “Buonasera, ufficio del Dott./Sig. Rossi”. Se ne hai la necessità puoi anche chiedere all’operatrice di fornire alle persone che chiamano delle brevi informazioni, quali, ad esempio, le indicazioni su come raggiungere il tuo ufficio…
    Ricorda che puoi modificare queste disposizioni ogni volta che lo riterrai opportuno!

    Inoltre, negli orari in cui gli uffici sono chiusi, il chiamante può lasciare un messaggio vocale sulla tua casella personale. Il messaggio ti verrà inviato, in formato audio, direttamente sulla tua casella di posta elettronica e potrai ascoltarlo con comodo...

    Nessun contatto perso, dunque!

  3. gestione chiamate Gestione delle chiamate

    Il compito della segreteria non è solo quello di rispondere a tuo nome…all’arrivo di una telefonata, infatti, l’operatrice eseguirà una serie di operazioni, prendendo in considerazione quelle che sono le tue disposizioni.

    Hai chiesto di non essere disturbato? Informerà il chiamante del fatto che sei fuori ufficio (oppure in riunione…).
    Hai deciso che vuoi farti inoltrate tutte le telefonate arrivate? Ti inoltrerà direttamente la chiamata sul numero che tu le hai fornito.
    Preferisci stabilire volta per volta, a seconda della situazione e della persona che ti desidera, se farti inoltrare la telefonata? In tal caso, la tua segretaria metterà in attesa il chiamante, ti contatterà sul numero che tu le hai fornito, comunicandoti i dettagli della telefonata e, solo se tu lo vorrai, ti inoltrerà la chiamata. Altrimenti, riprenderà la telefonata, scusandosi con la persona che ha chiamato. In ogni caso, al termine di ciascuna telefonata, la tua segretaria ti invierà un resoconto dettagliato della chiamata tramite un sms, un'email o entrambi.

  4. fax Fax

    Il numero telefonico a te assegnato, funziona anche da fax.
    I fax ricevuti saranno inoltrati automaticamente sulla tua casella di posta elettronica, al riparo da occhi indiscreti. Potrai visionarli e, all’occorrenza, stamparli quando deciderai tu. Il servizio è completamente gratuito!

  5. agenda Gestione agenda appuntamenti

    Puoi disporre che la tua segretaria personale, nel corso della ricezione delle telefonate, ti organizzi le giornate lavorative, fissando per tuo conto gli appuntamenti con clienti, collaboratori, ecc, Naturalmente, in base alle tue disposizioni preventive. Sei sempre tu a decidere la modalità con la quale la tua assistente ti comunicherà, di volta in volta, gli aggiornamenti: telefonicamente, via sms o e-mail.